Eine Sterbeurkunde wird für viele rechtliche Angelegenheiten nach dem Tod einer Person benötigt. Sie ist unter anderem zur Genehmigung der Beisetzung oder Einäscherung erforderlich. Die Sterbeurkunde wird beim zuständigen Standesamt des Ortes, an dem die Person verstorben ist, beantragt. Sofern alle Unterlagen vorliegen, erhält man diese meist nach wenigen Tagen.
Erdbestattungen müssen in der Regel innerhalb von 8 Tagen nach Feststellung des Todes durchgeführt werden. Wenn diese Frist z. B. durch Verzögerungen in der Bearbeitung der Sterbeurkunde nicht eingehalten werden kann, muss sie verlängert werden. Dafür fallen Bestattungsfristverlängerungsgebühren in Höhe von 20 € an, die vom Bestattungsunternehmen an die Hinterbliebenen weitergereicht werden. Diese können zudem ihre Angehörigen erst später beisetzen lassen.
Wir fragen dazu an:
1. Wie viele Mitarbeitenden arbeiten im Standesamt und nach welchem Prinzip arbeiten sie (z. B. nach Eingangsdatum, nach Buchstaben, in fachspezifischen Teams)? Gab es dazu in den letzten Jahren Veränderungen im Stellenplan oder in der Arbeitsweise bzw. den Bereichen?
In der Abteilung Standesamt des Amtes Bürgerservice sind gegenwärtig 57 Mitarbeitende tätig. Das Sachgebiet Urkundenstelle und Sterbefallbeurkundungen wurde in folgende drei Teams aufgegliedert: Team Urkunden/Register, Team Folgebeurkundung und Team Sterbefallbeurkundung. Im Team Sterbefallbeurkundung sind insgesamt acht Stellen vorhanden, aufgeschlüsselt in eine Teamleitung, drei Sachbearbeiter/-innen und vier Standesbeamte/Standesbeamtinnen. Aktuell sind sieben Stellen im Team Sterbefallbeurkundung besetzt.
Der Aufgabenbereich der Sachbearbeiterinnen umfasst die Entgegennahme der Unterlagen zu den Sterbefällen von den Bestattern oder Angehörigen, die Erfassung und Sortierung der Fälle sowie die Durchführung ggf. notwendiger Recherchen bei fehlenden bzw. falschen Dokumenten. Mit Vollständigkeit der Unterlagen eines Sterbefalles wird dieser zur Beurkundung an die Standesbeamten gegeben.
Das Standesamt Leipzig garantiert eine Beurkundung vollständiger Sterbefälle innerhalb einer Frist von sechs Tagen.
Eine Aufteilung nach Buchstaben oder ähnliches erfolgt nicht. Sterbefälle werden anhand einer Monitoring-Liste gleichmäßig auf alle Standesbeamtinnen verteilt.
2. Welche konkreten Unterlagen müssen bei der Beantragung einer Sterbeurkunde im Original eingereicht werden und wie ist bis wann geplant, diesen Prozess zu digitalisieren?
Zur Beurkundung eines Sterbefalles sind nachfolgend genannte Unterlagen im Original vorzulegen:
- Sterbefallanzeige
- Todesbescheinigung
- bei nicht natürlichen Todesfällen zusätzlich:
- Genehmigung zur Bestattung oder
- Mitteilung eines nichtnatürlichen Todesfalls/Freigabe
Bei Sterbefällen mit Auslandsbezug zusätzlich:
- Reisepass
- Geburtsurkunde
Je nach Familienstand ggf.
- Eheurkunde/Lebenspartnerschaftsurkunde
- Nachweise über die Auflösung der Ehe (Scheidung oder Tod des vorverstorbenen Ehegatten)
Alle Urkunden sind mit einer Übersetzung durch einen öffentlich bestellten Übersetzer vorzulegen.
Hinweis: Jeder Sterbefall mit Auslandsbezug bedarf einer individuellen länderspezifischen Prüfung hinsichtlich ggf. weiterer notwendiger Unterlagen. Diese Prüfung erfolgt ausschließlich durch die Standesbeamtinnen.
Die Sterbefallanzeige muss durch den Anzeigenden (§ 28 ff. PStG) unterschrieben sein. Überwiegend werden Sterbefälle durch Einrichtungen (Krankenhäuser, Alters- und Pflegeheime) angezeigt. Die Unterschrift könnte durch eine elektronische Identifikationsmöglichkeit ersetzt werden. Diese Möglichkeit ist jedoch für Einrichtungen technisch aktuell noch nicht möglich.
Die Anzeige eines Sterbefalles durch Angehörige ist ausschließlich persönlich zur Niederschrift bei dem Standesbeamten möglich. Ein Angehöriger kann einem Bestattungsunternehmen die Vollmacht zur Anzeige eines Sterbefalles übertragen. Für diese Unternehmen ist jedoch ebenso die digitale Identifikation noch nicht möglich.
In einigen Bundesländern gibt es aktuell Pilotprojekte zur Einführung der elektronischen Todesbescheinigung. Große Herausforderungen stellen hier unter anderem die unterschiedlichen Systeme der verschiedenen Akteure (Ärzte, Krankenhäuser, Standesämter und Gesundheitsämter) dar.
Des Weiteren wird aktuell seitens des Bundes an der Entwicklung bundeseinheitlicher Standards für die digitale Todesbescheinigung gearbeitet sowie auch durch das Bundesministerium an einer gesetzlichen Grundlage für die Einführung der digitalen Todesbescheinigung.
Dem Standesamt Leipzig sind aktuell keine laufenden Projekte zur Digitalisierung der oben aufgeführten Unterlagen bekannt.
Es ist allerdings zu erwarten, dass eine Digitalisierung vorangetrieben werden kann, sobald die rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen geschaffen sind.
3. In wie vielen Fällen hat das Standesamt seit 2020 die Beurkundung eines Sterbefalls zurückgestellt und wie oft wurde dies den Anzeigenden bescheinigt?
Durch das Standesamt erfolgten bislang sieben Rückstellungen, bei denen eine Bescheinigung ausgestellt wurde.
4. Wie viele Verlängerungen der Frist zur Erdbestattung wurden seit 2020 ausgestellt und bei vielen wurden dafür auf welcher Grundlage Gebühren in jeweils welcher Höhe und welcher Verlängerungsdauer erhoben?
Von 2020-2024 wurden 482 Bestattungsfristverlängerungen für Erdbestattungen erteilt. Die Verlängerungsdauer wird nicht dokumentiert.
Für Amtshandlungen werden gemäß §§ 1 und 2 SächsVwKG Kosten erhoben. Die Verwaltungsgebühr für die Verlängerung der Bestattungsfrist richtet sich nach der Tarifstelle 4, laufende Nummer 21 des 10. Sächsischen Kostenverzeichnisses. Bis 11/2022 wurde eine Gebühr von 15 EUR erhoben.
Seit Dezember 2022 erhebt das Gesundheitsamt eine Gebühr von 25 EUR.
5. Warum wird nicht generell auf die Bestattungsfristverlängerungsgebühren im Interesse der Hinterbliebenen verzichtet, wenn es durch die analoge Arbeitsweise im Standesamt zu Verzögerungen kommt?
Die Grundlage für die Gebührenerhebung bildet § 1 Abs. 1 Satz 1 SächsVwKG. Demnach werden für Amtshandlungen Kosten erhoben. Einen Ermessensspielraum dafür gibt es nicht. Folglich sind Verwaltungsgebühren durch das Gesundheitsamt grundsätzlich für erfolgte Amtshandlungen zu erheben. Die Genehmigung zur Verlängerung der Bestattungsfrist stellt eine gebührenpflichtige Amtshandlung dar. Nach § 2 Abs. 1 Satz 1 SächsVwKG ist der Veranlasser von Amtshandlungen zur Zahlung der Kosten verpflichtet.
6. Ist trotz angespannter Haushaltssituation geplant, die betreffenden Mitarbeitenden im Standesamt zu entlasten, indem weitere Stellen dort geschaffen werden?
Um die Arbeitsbelastung zu verringern und die Einhaltung von Bearbeitungsfristen konstant zu gewährleisten, wurden dem Amt Bürgerservice 17 Stellen zugeführt, davon sind aktuell sieben Stellen der Abteilung Standesamt zugeordnet.